Lorsqu’une organisation gère son informatique en interne, elle le gère sur le long terme en faisant appel à différentes ressources : des collaborateurs, des compétences clés, du matériel … soit des ressources qui ont un coût pour l’organisation autant au niveau de son investissement en terme de temps qu’au niveau financier.
Pour gagner en efficacité et pour réduire ses coûts liés à son système d’information, les organisations de toutes tailles peuvent aujourd’hui externaliser leur service informatique et faire appel à un infogéreur.
En effet, les organisations ont besoin d’un système d’information fiable, performant et sécurisé, car 90% de leurs activités sont gérées informatiquement, il peut être question de la gestion comptable, du service des Ressources Humaines ou encore de la logistique.
Quelles sont les avantages pour une organisation d’externaliser son système d’information ?
Gérer et contrôler les coûts de son système d’information
C’est souvent la question qui arrive en premier, car qui dit externalisation dit forcément coût.
C’est un réflexe naturel cependant il faut aussi prendre en compte que ce coût sera forcément répercuté quelque part.
Toute organisation passe par la case « entretenir son système d’information », même si vous le faites vous-même, il y aura forcément un coût : votre temps.
Prenons un exemple, si vous avez un petit volume d’activité, embaucher un responsable informatique à plein temps sera sans doute trop. Et avoir une équipe en interne peut engendrer des coûts cachés (la gestion des congés, la formation des techniciens, etc.). Entretenir son système d’information soit-même peut donner l’impression de réaliser des économies : mais cela coûte du temps, et une erreur (mauvaise sauvegarde, perte de donnée, etc.) peut s’avérer bien plus coûteuse.
Pour avoir un niveau de qualité et de performance équivalent, l’externalisation permet de profiter de la mutualisation des moyens dont dispose le prestataire : ressources humaines, matérielles, coût de gestion et de stockage, etc.
Les coûts sont également mieux contrôlés car vous aurez un contrat annuel ou mensuel qui vous permettra de facilement visualiser le coût global.
Garantir la performance de son système d’information
En passant par un prestataire, vous pourrez bénéficier des dernières bonnes pratiques présentes sur le marché et des innovations du secteur.
Ainsi l’organisation fait face à moins de risque, car l’infogéreur est équipé des meilleures technologies pour sécuriser les données de votre organisation et pour gérer les opérations d’urgence comme par exemple, assurer un Plan de Reprise d’Activité (PRA) et des sauvegardes externalisées pour relancer tout ou partie de votre activité en cas de sinistre (cyber-attaques, dégât des eaux, etc.) dans des délais réduits.
Un des points fort de l’externalisation est la flexibilité. Vos besoins augmentent ou diminuent ? Le prestataire s’adapte en ajoutant certaines ressources ou au contraire en les retirant dans le but de vous garantir la performance de votre système d’information. Ainsi, votre système d’information sera évolutif, et toujours en phase avec votre activité et vos besoins.
Externaliser son système d’information pour se concentrer sur son cœur de métier
Le principal objectif d’une organisation est de développer ses offres dans l’optique de répondre aux besoins et attentes de ses clients.
Disposer d’une équipe informatique en interne, c’est devoir gérer les aspects humains et techniques sur des problématiques informatiques et gérer son système d’information peut devenir une charge de travail supplémentaire complexe et/ou chronophage.
Chaque organisation à la volonté de pousser leurs activités le plus loin possible et en externalisant elle peut consacrer son temps à son cœur de métier.
Externaliser son système d’information pour sécuriser son activité
Faire appel à un prestataire permet de s’assurer que les questions de sécurité sont traitées avec le plus grand soin.
D’une part parce que le prestataire doit se mettre à jour fréquemment et fera donc des investissements plus importants que vous : outils plus performants, méthodologie et pratiques conformes aux normes en vigueur, etc.
D’autre part parce que le prestataire engage sa responsabilité en cas d’attaque informatique ce qui est une garantie importante.
Attention toutefois aux clauses de votre contrat : vérifiez bien les responsabilités incombant à chacun, les conditions d’interventions en cas de sinistre et leur délais, les conditions de continuité de service, etc.
En conclusion, externaliser son système d’information est l’occasion de réduire ses coûts, d’améliorer la qualité de service, et surtout de gagner en tranquillité d’esprit quand à la gestion de son entreprise au quotidien.
