Aujourd’hui la vitesse d’exécution est devenue un critère de compétitivité et les réponses rapides une normalité du côté service client.
L’importance accordée à la connexion et à la disponibilité des documents n’a jamais été aussi forte pour les organisations.
Des millions de papiers envoyés et reçus s’accumulent chaque année et les organisations doivent également faire face à des quantités toujours plus importantes d’informations électroniques. Par conséquent, les employés peuvent passer des heures voire des jours à rechercher parmi ces documents des informations qu’ils ne trouvent souvent après de longues recherches et dans certains cas ils ne les trouvent pas…
Mettre en place un système de gestion de contenus d’entreprise peut devenir une vraie plus-value.
Pour digitaliser, il est nécessaire de passer par l’exploitation intelligente des technologies nouvelles et existantes pour améliorer et fluidifier le travail quotidien des collaborateurs, et in fine gagner en confort et en sécurité.
Quelles sont les 5 bonnes raisons de digitaliser son organisation ?
Dématérialiser et supprimer la saisie de documents entrants
Ce qui permet une simplification des processus papier depuis les quais de fret jusqu’au back-office : factures fournisseurs, connaissement, bons de livraison, bons de commandes clients, tickets de pesée…
Un bon système de gestion de contenu peut non seulement numériser en masse ces documents, mais en extraire automatiquement les données :
À la clé :
- gain de temps énorme !
- confort d’utilisation (saisir manuellement 200 documents fait partie de la case « tâches chronophages » et « travail peu exaltant »).
- réduction des erreurs de saisies.
Accélérer et automatiser les procédures administratives internes
La digitalisation permet l’automatisation des tâches et l’optimisation des flux documentaire.
Une application parmi d’autres est de pouvoir rapprocher les données issues de bases de données différentes, et valider des processus.
Prenons l’exemple de la comparaison d’une facture A et de la prévision d’achat associé dans le monde de la logistique.
Lorsqu’un transporteur est sollicité par un client pour expédier des marchandises, il utilise un outil TMS (Transport Management System) pour comparer les différents parcours disponibles et choisir le plus optimisé en termes de coûts et de délais, et établir des prévisions d’achat.
Typiquement, lorsqu’on envoie une marchandise à l’autre bout du monde, on fait appel à plusieurs chargeurs différents.
Ces derniers envoient leurs factures au transporteur.
Le grand jeu est alors de comparer chaque facture reçue, avec la prévision d’achat associée !
Concrètement, cela revient à comparer, facture par facture, ligne par ligne. L’opération est évidemment effectuée à la main et en plus d’être très rébarbatif, ce travail prend un temps fou, et les erreurs sont fréquentes.
Un outil de gestion de contenu permet de comparer les différents montants des factures des transporteurs et les prévisions d’achat, et de valider automatiquement les factures qui correspondent.
Faciliter l’accès de l’ensemble de vos documents à vos collaborateurs
Un système de gestion de contenu performant apporte un plan de classement adapté à votre métier et permet d’accéder rapidement à n’importe quel document.
Un avantage considérable, si nous reprenons l’exemple de la logistique, et que nous savons que la plupart des documents liés au transport doivent être conservés aux archives pendant une durée de sept ans maximum en cas d’audits et de réclamations de la clientèle.
Tracer l’ensemble des flux documentaires pour faciliter les audits
Les contraintes réglementaires liées à la traçabilité des documents ont explosé ces dernières années, car chaque pays a progressivement imposé de nouvelles réglementations contraignantes, motivées par le besoin de contrôler et de maîtriser les flux d’information.
Pour des opérateurs multinationaux, ces contraintes sont d’autant plus lourdes :
- en amont lors de la production (de manière générale avec l’obligation de traçabilité des devis par exemple, ou plus spécifique à des industries, comme le règlement PART21 dans l’aéronautique, imposant la notion de “navigabilité”)
- en aval dans les opérations de transport ou de dédouanement : à compter de 2021 les archives douanières devront être obligatoirement dématérialisées.
Le temps nécessaire pour préparer un audit documentaire lorsque les processus sont dématérialisés est en moyenne divisé par 5.
Exploiter à 100% les données de l’entreprise
La digitalisation ne se limite pas à dématérialiser et automatiser des processus documentaires.
Au-delà des documents, papier ou électronique, toujours plus nombreux, l’entreprise traite quotidiennement un volume considérable de données.
Le phénomène Big Data illustre bien le poids grandissant de données dont le volume a explosé au point de ne plus pouvoir être traitées par l’humain ou même par les systèmes d’information traditionnels.
Les entreprises qui s’équipent avec des systèmes d’information capables de collecter ces données, et de les traiter pour les rendre exploitables sous forme de tableau de bord, gagneront un avantage compétitif puissant en terme de “Business Intelligence”.
