3 questions fréquentes sur l’Enterprise Content Management

La recherche de “contenus” est l’une des fonctionnalités incontournables de l’Enterprise Content Management (ECM). L’avantage considérable est que l’utilisateur, n’a plus à se poser la question de l’emplacement du dit document : peu importe où on l’a rangé, on le retrouve grâce à la barre de recherche ! Et cette recherche n’est pas limitée aux documents, car il est également possible de retrouver des emails, des dossiers, des applications. Imaginez un outil dans votre entreprise, capable de retrouver rapidement n’importe quel document, email ou données, peut importe son emplacement… Et ce n’est qu’un bénéfice parmi d’autres. Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées sur l’ECM.

Comment peut-on définir l’Enterprise Content Management ?

L’Enterprise Content Management est à la fois une méthodologie et un outil. Il s’agit d’organiser les contenus métier d’une entreprise, qu’il s’agissent de données structurées (comme des bases de données), semi-structurées (comme des factures) ou non-structurées (comme des emails, des documents bureautiques, des photos). Notez que les données non-structurées représentent en moyenne 70% de toutes les données d’une entreprises, et leur nombre ne cesse d’augmenter. La philosophie ECM consiste à capter et organiser cette masse d’informations, pour permettre à l’entreprise de fonctionner plus intelligemment.

• Capturer l’information contenue dans les documents papier ou électronique, pour la centraliser dans un répertoire unique.
• Organiser et indexer cette information pour la rendre accessible facilement et rapidement.
• Automatiser la diffusion de l’information dans les processus concernés.

 

Quels sont les bénéfices de l’ECM ?

Il y a plusieurs bénéfices à déployer une stratégie ECM et un outil adapté.

L’ECM permet de réduire les coûts opérationnels

Un outil ECM permet de numériser rapidement un très grand volume de papier. Certaines fonctionnalités comme la reconnaissance automatique de caractères ou la capture par lot facilitent le travail en automatisant des tâches à faible valeur ajoutée. C’est très précieux lorsque l’on doit numériser plusieurs années d’archives !

L’ECM permet d’améliorer la productivité

Un outil ECM permet un accès plus rapide à la base documentaire et permet aux collaborateurs de se concentrer sur leur métier. Imaginons une entreprise de 350 salariés, travaillant 8 heures par jours, 22 jours par mois, pour un salaire moyen  de 1600€ net (soit un taux horaire chargé d’environ 20 euros de l’heure). Si chaque jour, 50 d’entre eux cherche 10 documents par jour, avec un temps moyen de recherche de 7 minutes, cela équivaut pour la société à  un budget annuel de recherche documentaire d’environ  300 000€. Vu sous l’angle de la productivité, l’entreprise dépense l’équivalent de 1800 jours/ homme par an sur ses processus de recherche documentaire.

L’ECM permet de minimiser les risques

Un bon système documentaire permet certes de retrouver plus rapidement les informations nécessaires, mais limite également le risque de perte (ou de vol !) d’informations critiques. En cas d’audit fiscal ou administratif, il suffit d’un seul document manquant pour entraîner un défaut de conformité réglementaire ! Nous parlons ici d’un risque qui peut entraîner de lourdes sanctions financières. La réglementation tend avec la globalisation à clarifier les responsabilités et à se durcir. Le RGPD, les réglementations propres aux différents secteurs comme les douanes ou la santé sont autant d’exemples pour illustrer que l’enjeu devient majeur.

 L’ECM permet d’automatiser les flux de travail

Un outil ECM permet de “pousser” les documents et informations nécessaires aux bonnes personnes, sans que ces derniers aient besoin d’aller les rechercher. Un moteur de workflow permet de “cartographier” le fonctionnement de l’entreprise et les processus documentaires : comment circule l’information ? Quel service a besoin de quels documents, et dans quel ordre ?

A quels métiers s’adressent l’ECM ?

L’ECM est une discipline qui s’adresse naturellement aux entreprises qui ont un patrimoine documentaire important. Les banques, les administrations, les grandes universités sont par exemple d’excellents candidats, de par les volumes de données importants qu’elles traitent. Mais l’ECM ne se limite pas à ces secteurs, bien au contraire. Les métiers du transport et de la logistique bénéficient par exemple des fonctions d’automatisation des processus, qui leur permettent de réduire considérablement les temps de traitement. Ici il s’agit moins de manager une grande base de donnée que de faire circuler rapidement les documents à tous ceux qui en ont besoin. Les métiers de la santé ont une approche encore différente : l’enjeu est ici d’avoir une vue croisée et à 360° de l’ensemble des informations propres à un patient. L’ECM permet de connecter des outils et des bases de données différentes pour croiser, par exemple, les analyses du laboratoire avec les données de radiologie. Le médecin a ainsi une vue complète, dispose de l’historique, et peut agir plus rapidement. Téléchargez le livre blanc Entreprise Content Management (ECM) pour avoir plus d’informations sur le sujet.