La
transition numérique s’impose de plus en plus en comme une évidence, et apporte des modifications en profondeur du métier d’expert-comptable. La question en 2018 n’est plus de savoir s’il faut entamer une transition numérique mais plutôt “comment”, car les effets sont déjà visibles, tant au sein du cabinet que dans sa relation avec ses clients et ses partenaires.
Les impacts de la transition numérique sur le fonctionnement interne du cabinet
La transition numérique est un sujet dont on parle depuis plusieurs années, souvent pour mettre en avant ses avantages. On commence tout juste à questionner les risques induits.La transition numérique implique une plus
grande vigilance sur la sécurité.
Logiciel en SaaS : gare à la gestion des données !
La multiplication des outils SaaS (Software as a service) depuis quelques années est une véritable aubaine pour les cabinets d’expertise-comptable qui ont à disposition une manne d’outils adaptés à tous les besoins et budgets. Ces outils sont souvent pratiques mais pas toujours 100% sécurisés, notamment au niveau du traitement et du stockage des données. La question de la sécurité des données est particulièrement critique au regard de l’actualité de la cyber-sécurité : 2017 aura été une année particulièrement fructueuse pour les pirates, et une
année record dans le volume de données d’entreprise ayant fuitées sur internet.
2018 voit apparaître le RGPD (Règlement général sur la protection des données) qui vise à mettre la protection des données au coeur des préoccupations des entreprises. Les cabinets d’expertise-comptable n’y échappent pas : il est désormais obligatoire de s’assurer d’avoir le consentement lors de toute collecte d’informations, de signaler les fuites de données, de respecter le droit à l’oubli numérique pour les personnes concernées, etc. Tout cela a un impact significatif sur l’organisation interne du cabinet.
Vers un cabinet d’expertise-comptable 100% dématérialisé ?
Il fut un temps, pas si éloigné, où l’on voyait le chef d’entreprise se rendre chez son expert-comptable avec sous le bras son dossier de justificatifs imprimés… Cette époque semble bel et bien révolue !
La
dématérialisation semble avoir conquis tous les étages du cabinet d’expertise-comptable. Numérisation des documents internes, factures électroniques, télédéclarations : les experts-comptables réalisent désormais la quasi-totalité des formalités légales de leurs clients via des services dématérialisés, comme par exemple la plateforme
jedeclare.com. Les administrations (et l’Europe) ont progressivement imposé des échanges électroniques, dans tous les domaines : comptable, fiscal ou social. Enjeux à la clé : fluidifier les échanges, fiabiliser les données, simplifier les tâches administratives… La dématérialisation de l’ensemble des processus comptables, fiscaux et sociaux est au final bénéfique à tout le monde : expert-comptable, client, administration, qui constatent des gains de productivité. En résumé : limiter le coût administratif et sécuriser les échanges. De plus, ces gains sont partagés : centralisation des procédures déclaratives, délais supplémentaires, suivi des EDI dans les applications, meilleure productivité … C’est l’ensemble des intervenants (expert-comptable, client, administration) qui bénéficie des gains procurés par ces nouvelles technologies. La dématérialisation est donc désormais une réalité pour un cabinet d’expertise-comptable. Il est important de choisir les bons outils pour en tirer des gains de productivité plutôt que de la “subir” !
Les impacts de la transition numérique sur la relation du cabinet avec ses clients
Les pouvoir publics ont lancé de nombreuses initiatives dans l’objectif de faciliter les échanges et les relations. Le numérique apporte un grand nombre d’outils qui viennent automatiser ces démarches et qui bouleversent considérablement les
habitudes de travail des experts-comptables.
L’impact de la déclaration sociale nominative
La
DSN instaurée au 1er janvier 2017 avait pour vocation de remplacer toutes les déclarations sociales : reposant sur une
transmission mensuelle “au fil de l’eau” et sur la dématérialisation ” (GTA) permettent ainsi le suivi réglementaire de la gestion du temps, en calculant par exemple les heures supplémentaires majorées, payées ou récupérées, ou en envoyant automatiquement un email au gestionnaire de paie en cas d’absence, qu’elle soit gérée en interne ou en externe.
La facture électronique désormais directement enregistrée dans le logiciel comptable
Factur-X est une norme franco-allemande de facture électronique « mixte » ou hybride, dont le format est à mi-chemin entre le fichier PDF et le fichier XML. Inutile de s’attarder trop longtemps sur la technique : ce qu’il faut retenir est que ce format hybride permet à la facture d’être importée et traitée directement dans un logiciel. Pour pouvoir émettre et réceptionner des factures électroniques, il faut prévoir de mettre à jour le système de gestion qui les produit. Cette mise à jour intègre l’installation d’un certificat pour authentifier et signer les pièces ; la plupart des éditeurs de logiciels travaillent à mettre à jours leurs outils comptables.
La carte bancaire connectée révolutionne les notes de frais
La carte bancaire “connectée” est une carte de paiement pour les entreprises assortie d’un ensemble de fonctions de traitement et d’algorithmes. Cette carte permet d’automatiser l’ensemble du processus de gestion des notes de frais : paiement, comptabilisation, approbation, suivi, tout est tracé. L’expert-comptable peut ainsi, via un accès, récupérer toutes les données de paiement, suivre les notes générées et produire des tableaux de bord. La
transition numérique a deux impacts dans la relation du cabinet avec ses clients : d’un côté, l’émergence de nouveaux usages forcent le cabinet à s’adapter sous peine de devenir obsolète. De l’autre, les outils toujours plus nombreux facilitent le travail de l’expert-comptable : moins de temps “administratif” pour se consacrer à la relation client et donc à la mission de conseil !
Les impacts de la transition numérique sur le développement commercial du cabinet
L’idée de mener des campagnes de communication est encore nouvelle pour les cabinets d’expertise-comptable, en particulier les plus anciens. Deux phénomènes se croisent :
1) Depuis 2007, les cabinets d’expertise comptable peuvent faire des campagnes de publicité (dans la mesure où elles procurent au public une information utile).
2) L’émergence d’une concurrence nouvelle.
Le numérique représente un grand potentiel à exploiter pour un cabinet d’expertise-comptable pour développer sa visibilité et trouver de nouveaux clients. Les cabinets d’expertise-comptable ont une clientèle de plus en plus jeune : cette clientèle de jeunes entrepreneurs est rompue aux usages du numérique et exploitent activement le web et les réseaux sociaux pour trouver des réponses à leurs questions. Le web représente ainsi une vitrine indispensable pour le cabinet, qui peut ainsi capter l’attention de ses futurs potentiels clients.
