La direction de l’ingénierie SNCF Réseaux a fait appel à OnBase et Partitio pour centraliser et mutualiser les plans d’actions des différents départements.
Objectifs : suite aux audits réguliers, permettre à chaque service de gérer ses actions et en suivre l’avancement ; tout en offrant aux Directions métiers et groupe une visibilité en temps réel sur le travail en cours.
L’ECM contribue à réduire le Shadow IT en entreprise
Qu’appelons-nous “Shadow IT” ?
Il s’agit du développement et de l’utilisation d’applications non-approuvées par la DSI de l’entreprise, et qui échappe donc à son contrôle. C’est une réalité pour la plupart des grandes entreprises, et un véritable risque pour les données.
SNCF Réseau n’y échappe pas : la seule direction Ingénierie et Projets comptant 4 500 salariés, il s’agit d’une organisation complexe avec différentes entités (départements et CODIR) qui doivent communiquer régulièrement et harmoniser leur fonctionnement. Les plans d’actions sont transverses et chaque manager doit pouvoir suivre plusieurs plans d’actions qui ne se limitent pas à son propre département.
Une telle organisation constitue un terreau fertile pour le Shadow IT : en l’absence d’un outil unifié, chaque département est tenté, pour optimiser son fonctionnement, de développer sa propre application.
Excel est une option intéressante car c’est un véritable couteau-suisse capable de s’adapter à un grand nombre de situations et de besoins. Or cela ne fait qu’empirer la situation.
Malgré ses avantages, Excel a des limites : outre le manque contrôle et de visibilité pour la DSI, le partage de chaque application avec les autres services est limité. Cette situation crée inévitablement des silos d’informations au sein de l’entreprise.
Il n’y a pas de solution unique au fléau du Shadow IT, mais disposer d’une solution unique et centralisée qui vient remplacer avantageusement les fonctionnalités d’Excel est un grand pas en avant.
Ce cas souligne également un point très intéressant des solutions ECM : Il est finalement rare qu’une solution ECM apporte des fonctionnalités complètement nouvelles.
Le plus souvent, comme c’était le cas ici, l’enjeu est plutôt de remplacer ou compléter des applications historiques, et/ou de rassembler les fonctionnalités existantes dans un outil unique.
L’ECM permet de développer des solutions personnalisées pour des cas uniques
En 2018, l’offre logicielle existante sur le marché est plus abondante que jamais.
Dans le cas de SNCF Réseau, il suffit de taper “logiciel plans d’actions” dans Google pour s’en convaincre.
Paradoxalement, il est très rare de trouver LE logiciel qui couvre 100% des besoins et qui s’adapte parfaitement aux enjeux.
Et c’est normal, car il y a autant de situations particulières que d’entreprises.
Il y a généralement deux cas de figures :
- Dans le meilleur des cas, l’entreprise sélectionne un logiciel qui en fait plus, et paie donc pour des fonctionnalités qui ne lui servent pas, ce qui est sous-optimal.
- Dans le pire des cas, l’entreprise fait une croix sur certains besoins, ou compose avec plusieurs petits logiciels.
Aucune de ces situations n’est vraiment optimale, car dans les deux cas l’entreprise adapte son fonctionnement à un ou plusieurs outils.
Dans le cas de SNCF Réseaux et grâce aux possibilités d’OnBase, nous avons pu inverser la tendance : développer une application qui s’adapte au fonctionnement.
OnBase est considéré comme une plateforme de développement rapide d’application (RAD) : une base fonctionnelle étendue, un canevas permettant de configurer, par pointer-cliquer, un vaste éventail de solutions. Nous avons donc à disposition le meilleur des deux mondes : une personnalisation très poussée de l’outil et de ses fonctionnalités, sans les inconvénients de devoir coder/développer de A à Z.
Le choix de l’intégrateur est indispensable au succès d’un projet ECM
Lorsque l’on évoque un projet informatique, qu’il s’agisse d’une solution ECM ou d’un autre type de projet, il est fréquent que l’accent soit mis sur les besoins techniques et sur les fonctionnalités de la solution en question. Il ne faut pas oublier que le succès d’un tel projet passe également par l’humain, et le choix d’un intégrateur compétent est capital.
Dans le cas de SNCF Réseau, faire le choix d’OnBase c’était disposer d’une plate-forme souple capable de paramétrer des solutions personnalisées puissantes. Reposer sur un tel canevas, c’est très bien, mais c’est encore mieux lorsqu’on est accompagné par une équipe capable de vous aider à prendre l’outil en main et faire des propositions concrètes d’applications. Il est fondamental d’avoir une vision qui ne se limite pas à la technique, une compréhension des enjeux “métier”.
L’intégrateur ne peut pas se contenter d’être “juste” intégrateur : il doit avoir une solide expertise SI pour déployer au mieux, mais aussi dialoguer avec les équipes en place. Par exemple, avec la DSI pour faciliter tout ce qu’il y a “autour” du logiciel (mises à jour de l’environnement, etc.) est indispensable.
Autre exemple : déployer une solution ECM bouscule considérablement les habitudes de travail des utilisateurs, et cela peut entraîner une forme de résistance au changement. L’intégrateur doit être capable de prendre en compte cette dimension et accompagner les équipes RH dans ce sens.
L’ECM doit permettre la scalabilité
“Scalibility” : un terme anglo-saxon dont la traduction approximative française n’est pas très flatteuse ; pourtant il souligne une réalité cruciale pour les entreprises.
Tiré du verbe anglais “to scale” qui signifie “changer de dimensions, d’échelle”, la scalabilité désigne la capacité pour un logiciel à s’adapter à une forte augmentation de la demande sans que son niveau de performances n’en soit impacté.
L’enjeu est donc particulièrement important dans le cas de SNCF Réseau : à ce jour la solution déployée avec OnBase est limitée à un périmètre de 30 personnes.
La direction prévoit d’étendre ce périmètre à l’ensemble de ses équipes, soit potentiellement 4500 personnes demain. Imposer un nouveau système à 4500 utilisateurs d’un coup est quasiment impossible : il est beaucoup plus simple de déployer sur un périmètre réduit, ce qui permet d’obtenir plus rapidement des résultats. Il est donc fondamental de sélectionner une solution suffisamment souple pour être déployée rapidement sur un petit périmètre, et suffisamment puissante pour s’étendre sans problème.
C’est ce qui s’est passé avec OnBase.
L’autre bénéfice pour SNCF Réseau a été de mutualiser le temps de paramétrage pour leurs besoins futurs : l’entreprise dispose d’une base solide qui permet de ne pas réinventer la roue systématiquement lorsqu’un nouveau service est déployé.
