Dans un contexte où les exigences réglementaires comme l’ISO 9001 deviennent de plus en plus strictes, les entreprises doivent impérativement optimiser leurs processus qualité pour assurer leur conformité. Comment un Système de Gestion Électronique des Documents (GED) et un Système de Management de la Qualité (QMS) peuvent transformer la gestion de vos processus qualité, en se basant sur les insights tirés de vos documents ?
Les Défis de la Gestion des Processus Qualité
Plusieurs enjeux sont identifiés lorsqu’il s’agit de gérer les processus qualité, l’un des principaux étant de déployer de nouveaux processus. En effet, il est souvent compliqué pour les collaborateurs d’avoir une visibilité claire sur les processus en place. Les Organisations manquent de workflows efficaces pour informer les collaborateurs des mises à jour et ne disposent pas de procédures adéquates pour s’assurer que les nouvelles directives sont bien appliquées
La gestion des audits représente un autre défi significatif la collecte des informations requises étant chronophage et fastidieuse. Il est également difficile de prouver l’exécution des contrôles, ce qui peut compliquer les processus d’audit. De plus, la traçabilité des conclusions d’audit et de la mise en œuvre des actions correctives est souvent insuffisante, augmentant le risque de non-conformité.
Enfin, les risques liés à la sous-traitance sont également élevés avec une difficulté à maintenir une visibilité et un contrôle efficaces sur les fournisseurs. L’absence de processus automatisés pour garantir le respect des normes sur l’ensemble de la Supply Chain peut entraîner des non-conformités et des risques accrus.
La GED : La Réponse Adaptée aux Besoins des Responsables Qualité/QHSE
Comment garantir que tous vos documents sont accessibles et protégés contre la perte ou la falsification ? La GED permet un archivage numérique sécurisé où tous vos documents, quelle que soit leur origine (fichiers numérisés, documents PDF, captures mobiles, documents Office, formulaires web, e-mails, etc.) sont stockés dans un espace unique et sécurisé.
Chaque document est associé à des métadonnées (auteur, type, version, date, etc.) ce qui facilite son identification et son suivi. Cette identification et indexation intelligentes permettent une gestion efficace et une traçabilité accrue des documents, tout en facilitant la collaboration. Les documents peuvent être transmis rapidement aux personnes concernées pour des prises de décisions rapides. Ils peuvent être co-édités, vérifiés, révisés et validés grâce à des workflows intégrés et à une visionneuse avec des outils d’annotation et de commentaire.
La GED offre également une grande agilité dans vos processus de révision. Ces processus peuvent se déclencher automatiquement à certaines dates grâce à des workflows, avec une identification claire des personnes nécessaires à la vérification et à l’approbation. Un système de relance automatique évite les blocages et accélère le processus, assurant que les révisions sont effectuées en temps voulu.
La traçabilité des actions est un autre avantage clé du déploiement d’. Chaque action sur un document est historisée et documentée, permettant de piloter précisément le versioning et d’accélérer les circuits de validation. Il est facile de savoir quand un document a été créé, modifié, approuvé, et par qui, ce qui est essentiel pour la conformité et les audits.
En outre, une telle solution offre un espace de travail dédié avec différentes vues paramétrables, des formulaires et des templates pour les fiches processus. Elle centralise tous les documents liés à la qualité et permet de les envoyer en vérification et en contrôle, ce qui améliore l’efficacité globale de la gestion de vos processus qualité.
Comment la GED vous accompagne dans vos Audits de Certification Qualité
Une solution de GED efficace vous permet de centraliser, organiser et sécuriser toutes vos ressources et documents nécessaires, facilitant ainsi la préparation des audits et réduisant le temps nécessaire à cette tâche. Vos documents sont regroupés dans des dossiers numériques, éliminant les processus papiers, ce qui simplifie la gestion et réduit les risques d’erreur.
La recherche dans tout type de document est facilitée, et les statuts de vos documents sont mis à jour dynamiquement, avec une gestion optimale du versioning. En cas d’absence de maillon du circuit de révision/validation ou de points de blocage, des alertes sont mises en place, assurant ainsi que tous vos documents sont à jour et conformes aux exigences réglementaires.
Les accès à vos documents sont sécurisés et restreints selon les rôles de vos utilisateurs, ce qui protège les informations sensibles et garantit que seules les personnes autorisées peuvent y accéder. Chaque action sur vos documents est tracée, permettant une gestion précise et conforme aux exigences documentaires.
Une solution de GED, couplée à un QMS performant, représente une solution robuste pour surmonter les défis de la gestion des processus qualité. Elle offre une centralisation, une traçabilité et une sécurité accrues de vos documents, tout en optimisant les audits et les processus internes.
