L’automatisation des processus métiers par le Workflow

Dès la généralisation de l’informatique et dans une optique de performance, les entreprises ont cherché à modéliser et à automatiser l’ensemble des tâches – les processus métiers – réalisés par leurs collaborateurs pour atteindre un objectif déterminé. Le workflow correspond donc à la modélisation informatique des processus métiers. Plus largement, le workflow s’applique à l’enjeu de gestion des contenus de l’entreprise, ce que l’on appelle l’Enterprise Content Management (l’ECM), ou Content services, c’est-à-dire à tous les efforts investis par l’entreprise dans la maîtrise de ses données, documents et processus métiers. À l’ère de la digitalisation, dans quels cas concrets faire appel au workflow et pour obtenir quels résultats ?

1- Dans quels cas intégrer le Workflow ?

Avec la modélisation et l’automatisation des processus métiers, le workflow laisse peu de places à l’imprévu, et s’applique particulièrement bien à des processus rodés, linéaires et prédictibles au sein de l’entreprise. Par exemple, il peut s’agir du traitement d’une demande de congés ou de formation, d’une demande de remboursement de frais, de l’approbation d’une documentation qualité, du processus d’intégration d’un collaborateur ou encore de la validation d’une note interne…

2- Les grands principes du Workflow

 L’automatisation des processus métiers

Avec le Workflow, les tâches, les données, les échanges sont automatisés de façon à se succéder dans un ordre bien défini pour obtenir des résultats attendus, dans une optique de maximisation de la performance. Le processus est généralement initié par une demande ou par l’arrivée d’une information dans l’entreprise et sera ensuite traité par étapes et par différents services. Cette modélisation se traduit concrètement par la définition de règles d’automatisation applicables aux différentes étapes du workflow.

Le déroulement étape par étape

Chaque processus est décomposé en étapes, associées à des acteurs et à des tâches définis. À partir de l’ouverture d’un workflow, les étapes s’enchaînent les unes après les autres dans un ordre chronologique défini, jusqu’à la clôture. Les étapes peuvent également être menées en parallèle. C’est le cas, par exemple, lors de l’accueil d’un nouveau collaborateur. L’intégration des moyens généraux (paramétrage du téléphone, du badge etc.) se fait en parallèle de la partie intégration IT. Un workflow se décompose donc en plusieurs étapes qui permettent de distribuer les documents et les données aux utilisateurs en fonction de règles d’équilibrage définies. Les principales composantes d’une étape sont les suivantes :

• Les tâches système : les actions que va effectuer le système automatiquement. Exemples : envoyer un mail, mettre à jour un autre logiciel, composer un document, etc. Elles peuvent être déclenchées immédiatement, suite à un certain temps passé ou lorsqu’une action est effectuée dans un autre système. (par exemple, quand l’offre commerciale est validée dans mon CRM, alors le workflow de l’ECM passe à l’étape suivante).
• Les tâches ad hoc utilisateurs : les boutons d’action qui vont être créés pour l’utilisateur final. Exemples : valider le document, déclencher la composition d’un document associé, etc.

Une étape ne peut être initiée qu’à condition que l’étape précédente soit déclarée comme terminée par l’intervenant dédié. L’étape suivante sera alors assignée à l’intervenant suivant. Chaque intervenant, interne et/ou externe à l’entreprise, pourra effectuer les tâches et remplir les informations dans l’ordre et le délai qui lui sont associés, selon le circuit et les modes de validation définis.

La transmission centralisée de l’information

En tant que gestion des “flux de travail”, le workflow permet à chaque intervenant d’accéder en un lieu central aux informations nécessaires au traitement d’une tâche : instructions, informations, documents. Les transmissions de l’information et les échanges au sein de l’entreprise sont facilités, centralisés et, donc, accélérés.

L’intégration à des applications existantes

La gestion des processus par le workflow s’interface très bien avec les outils existants du SI de l’entreprise (CRM, ERP…). Il est ainsi possible de faire intervenir plusieurs outils métier dans un processus transverse. Dans ce cas, il est conseillé de se faire accompagner pour s’assurer que le workflow s’intègre avec la stratégie de l’entreprise et l’ensemble de ses données.

3- Quels résultats attendus ?

• Gain de temps : le temps passé à l’échange et à la collecte des informations est considérablement réduit.
• Automatisation des tâches prévisibles, à faible valeur ajoutée.

• Traçabilité des actions et des décisions, qui permet une optimisation continue des processus métiers.
• Performance globale accrue.

La planification de l’information sous forme de workflow, s’intègre parfaitement dans les efforts de transformation numérique des entreprises. Quels que soient les métiers concernés par la mise en place de workflow, les processus seront simplifiés et l’efficacité sera significativement améliorée avec l’automatisation des tâches, des données, des échanges entre les collaborateurs. Le logiciel OnBase développé par Hyland, en tant que leader dans le domaine de plateforme de Content Services (ou Enterprise Content Management), permet à chacun de se concentrer sur son coeur de métier. En transmettant les données aux bonnes personnes et au bon moment, le workflow permet également de mieux répartir et équilibrer les tâches entre les équipes au sein de l’entreprise.