Mettre en place la suite Microsoft Office 365 au sein de son entreprise : avantages, rentabilité et migration

Nous connaissons la suite Microsoft Office et ses logiciels bureautiques tels que Word, Excel et PowerPoint. La solution Office 365 offre toutes les applications bureautiques de Microsoft, ainsi que tous les outils nécessaires à la gestion de la productivité et du travail collaboratif au sein de l’entreprise (Drive, messagerie e-mails et instantanée, calendrier, réunions en ligne…) accessibles, via le Cloud, à tout moment, en tout lieu, et depuis n’importe quel terminal. Au-delà des fonctionnalités et des applications, la migration vers Office 365 permet de gérer des enjeux stratégiques de fond de l’entreprise tels que sa transformation numérique, en une seule plateforme : la sécurité et l’analyse des données, le travail collaboratif et en mode projet, les constantes mises à jour… Il est avant tout question d’économies et de productivité pour l’entreprise, qui s’assure de disposer des dernières technologies adaptées à ses besoins et son infrastructure existante, de façon beaucoup plus rentable que par l’achat de licences ou de serveurs. Tout l’enjeu est, en effet, de passer d’un mode d’achat de licence à un mode locatif, bien plus avantageux financièrement pour l’entreprise. Pour bénéficier de tous les avantages d’Office 365, il s’agit donc de s’assurer d’une migration sur-mesure, adaptée à ses besoins, à ses ressources et à ses méthodes de travail existantes.

Qu’est-ce qu’Office 365 ?

Office 365 est tout d’abord une solution locative qui permet à toute entreprise d’utiliser l’ensemble des applications Microsoft en ligne, par abonnement. Il n’est pas seulement question d’une suite d’applications bureautiques, mais également, de communication et de collaboration en ligne totalement adaptées aux besoins d’une entreprise moderne. Ces applications sont mises à jours mensuellement afin que l’entreprise et ses collaborateurs bénéficient des fonctionnalités et mises à jours de sécurité les plus récentes, sans avoir à s’en préoccuper du point de vue technique. Ainsi, Office 365 comprend :

• Le Cloud, avec l’espace de stockage en ligne OneDrive qui permet d’enregistrer les fichiers de l’entreprise en toute sécurité, d’y accéder et de les partager à tout moment, et depuis n’importe quel appareil. OneDrive agit donc comme un véritable bureau en ligne accessible partout, et tout le temps.
• Les applications bureautiques Word, Excel et PowerPoint.
• Le service de messagerie instantanée qui permet de communiquer avec collègues et clients en toutes circonstances, et même lors de déplacements professionnels grâce au Cloud.
• La plateforme de collaboration Microsoft Teams, qui permet de travailler en équipe à distance, par l’organisation de réunions, le partage de fichiers et de conversations en ligne.

En somme, Microsoft Office 365 permet de gérer tous les fichiers, les réunions internes et les rendez-vous clients, mais également tous les éléments relatifs à la gestion des ressources informatiques, des tâches et de l’information de l’entreprise à partir d’une interface unique.

Les avantages d’Office 365 pour l’entreprise

• La simplicité d’utilisation et l’accessibilité de toutes les applications à tout moment, en tout lieu et depuis n’importe quel terminal (PC, tablette, smartphone)
• La compatibilité avec l’infrastructure informatique existante
• La gestion de l’intégralité du travail collaboratif en Cloud : messagerie électronique (e-mails), Suite office, messagerie instantanée, …
• La sécurité et la fiabilité de stockage des données
• Les mises à jour constantes qui permettent à l’entreprise et à ses collaborateurs de se concentrer sur le cœur de leur activité, sans se soucier des problématiques liées à la sécurité et à la gestion technique.
• Le contrôle de sécurité qui permet de récupérer les fichiers à l’état intact suite à une éventuelle suppression ou attaque malveillante.
• Un environnement de travail stable et des logiciels en bonne santé
• Les importantes économies réalisées par l’entreprise

Office 365 : la rentabilité pour l’entreprise

Installer et déployer Office 365 au sein de l’entreprise revient à passer d’un mode classique d’achat de licence à un mode locatif, bien plus avantageux financièrement. Ainsi, l’ensemble des migrations que nos équipes ont réalisé pour différentes entreprises, nous a permis d’analyser la rentabilité effective du mode locatif d’Office 365. En résultat, et rien que sur la partie correspondante à la messagerie de courrier électronique, notre étude a conclu que le mode locatif d’Office 365 est bien plus rentable que l’achat d’un serveur, qu’il soit physique ou virtuel, et/ou d’une licence jusqu’à 1000 utilisateurs. Si on ajoute à cela l’ensemble des autres applications et fonctionnalités, le produit Office 365 s’avère être très rentable pour l’entreprise. Par conséquent, les coûts souvent élevés relatifs à l’achat de matériels, qu’il s’agisse de serveurs ou de licences, sont tout simplement éliminés. Dans le même temps, toutes les solutions nécessaires à la productivité et à la collaboration en entreprise sont consolidées une bonne fois pour toutes (courrier électronique, calendrier,  messagerie instantanée, réunions en ligne….). Cette rentabilité va donc de paire avec une hausse de la productivité, puisque les employés peuvent accéder à leur travail n’importe quand et n’importe où, en situation de mobilité et sur tous les terminaux. Les collaborateurs dédiés à l’informatique peuvent se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, plutôt que sur la maintenance des serveurs.

Comment se passe la migration vers Office 365 ?

Pour assurer une mise en place d’Office 365 optimale et parfaitement adaptée à l’entreprise, à ses enjeux et à ses collaborateurs, Partitio est capable de partir de tous les scénarios existants.  La compatibilité et la continuité avec l’infrastructure informatique et les données existantes au sein de l’entreprise, doivent être assurées à 100 %. En ce qui concerne la gestion des messageries électroniques, par exemple, notre objectif est de vous transférer les e-mails existants sur Office 365 avec quasiment aucune coupure de service (moins d’une heure). Chez Partitio, l’innovation pragmatique est la valeur que nous nous engageons à mettre en œuvre dans chaque migration Office 365. Innover de façon pragmatique, c’est-à-dire fournir les fonctionnalités du service Office 365 selon les besoins, les méthodes de gestion et l’écosystème propres à chaque entreprise.