La profession d’expert-comptable est confrontée à d’importantes mutations qui la forcent à revoir en profondeur son mode de fonctionnement et à innover. Les éditeurs de solutions intégrées tels que Sage, Cegid ou encore Agiris innovent également en apportant de nouvelles fonctionnalités. D’autres, tels Silae ou Yooz, révolutionnent totalement les modèles traditionnels.
Ces solutions intégrées ne suffisent pas toujours, et il existe un grand nombre d’outils, gratuits ou non, à la disposition de l’expert-comptable qui souhaite digitaliser son cabinet.Panorama.
Les outils collaboratifs au sein du cabinet d’expertise comptable
Le Cloud et la démocratisation du Software-as-a-Service (SaaS) ont favorisé l’émergence d’un grand nombre d’outils destinés à favoriser la collaboration. Il s’agit d’abord de collaboration interne, car les cabinets d’expertise-comptable sont de plus en plus amenés à travailler en mode projet. Slack, Trello ou encore Asana sont des solutions SaaS qui facilitent grandement la communication et la gestion de projet en centralisant les informations, avec un partage des tâches clair. Mais la collaboration se fait également avec les clients. Les outils “traditionnels” comptables l’ont bien compris; ils proposent désormais, pour la plupart, des portails web que le cabinet peut intégrer directement à son site internet, à destination de ses clients. C’est le cas, par exemple, de Quadratus Web Service : le portail donne accès pour chaque client à sa comptabilité, à des tableaux de bord mais aussi à un espace documentaire.Les outils pour stocker et partager les documents comptables
Adoptez la gestion électronique de documents
Une des conséquences de la transformation numérique pour les cabinets d’expertise-comptable est la nécessité de stocker et gérer de grands volumes de documents, papiers et numériques. Les outils dit de “gestion électronique de documents” (GED) existent depuis plusieurs années et ont acquis maturité et sérieux. A l’origine réservée aux grandes entreprises et administrations, la GED est désormais accessible aux structures plus restreintes, avec des solutions adaptées à tous les besoins et budgets. Un outil de GED apporte des fonctionnalités incontournables pour gérer et organiser le patrimoine documentaire d’un cabinet d’expertise-comptable : l’indexation des documents, la gestion des plans de classement, un moteur de recherche pour trouver plus rapidement des documents scannés, etc. Des fonctionnalités d’autant plus pratiques qu’un cabinet est amené à traiter non seulement ses propres informations, mais aussi celles de ses clients.Permettre un accès externe aux documents du cabinet
Qui dit transformation numérique dit également agilité. Partager les accès avec les clients du cabinet pour faciliter les échanges devient indispensable car ces derniers recherchent cette souplesse et cette réactivité. Des solutions comme Google Drive ou Dropbox sont facilement accessibles et permettent d’accéder en direct et de n’importe où aux fichiers de manière sécurisée. Les cabinets, que le côté “grand public” freine un peu, peuvent se tourner vers des solutions comme NextCloud.Les outils pour le développement commercial du cabinet
La profession d’expertise-comptable est de plus en plus concurrencée : qu’il s’agisse des associations de gestion et de comptable (AGC), des comptables indépendants, voire des professions juridiques ou encore des consultants en tout genre, de nombreux acteurs cherchent à prendre leur part du marché. Le nouveau code de déontologie de 2007, qui introduit l’ouverture à la publicité, a également éduqué les experts-comptables sur l’importance d’un véritable plan de communication. Les outils issus du numérique représentent un potentiel fantastique pour développer un cabinet d’expertise-comptable.Le site internet pour attirer de nouveaux clients
Terminée l’époque du site internet vitrine : il ne suffit plus désormais de signaler que vous existez, il s’agit de mettre en avant une vision, et des contenus utiles pour les visiteurs. Un site comme vwww.l-expert-comptable.com, qui regorge de contenus concrets, attire ainsi près de 700000 visiteurs chaque mois. Des outils comme WordPress permettent de déployer un blog d’entreprise accessible et facile à alimenter. D’autres comme Wix, ou Orson.io sont encore plus accessibles et peuvent vous permettre de créer encore plus simplement un site, sans compétence technique particulière.>Les réseaux sociaux sont également un puissant relais pour entretenir une communauté et interagir au quotidien avec les clients.Les outils pour engager la discussion avec les prospects du cabinet
La transformation numérique passe aussi par le support en ligne : la communication ne se limite plus aux canaux traditionnels comme le téléphone et le courrier. Les outils comme Intercom permettent d’installer un chat de discussion pour échanger en direct avec vos prospects ou avec vos clients. Cette communication instantanée est particulièrement appréciée des utilisateurs ! L’email reste cependant le canal de communication le plus pratique quand il s’agit de vendre et de fidéliser vos clients pour développer le business. Une solution d’emailing telle que Mailchimp vous permet facilement (et gratuitement, jusqu’à un certain point) de gérer une base de contacts et de lancer des campagnes d’emails.Les outils de suivi de la clientèle
Les outils de CRM (Customer Relationship Management) se sont beaucoup démocratisés. Ils permettent à un cabinet d’expertise-comptable d’optimiser le temps consacré à la conquête et au suivi des nouveaux clients. Les outils sont plus ou moins riches en fonctionnalités, mais on y trouve généralement :- Gestion collaborative avec la centralisation de tous les organismes/contacts ou tiers en relation avec le cabinet.
- Communication unifiée avec le suivi de la communication entrante et sortante, des plannings et agendas partagés.
- Automatismes, avec des notifications automatisées aux clients et collaborateurs, la génération et archivage de tous vos documents internes directement sur les affaires.
- Reporting avec l’édition de tableaux de bords et éditions spécifiques.
