Dans le contexte actuel, où l’information est un actif essentiel, la gestion efficace des documents et des données permet d’assurer votre productivité et votre conformité. Pourtant, malgré les avancées technologiques, bon nombre de structures continuent de s’appuyer sur des processus manuels, ce qui peut entraîner des erreurs et une frustration croissante parmi les collaborateurs. Nous allons explorer les principaux défis de la gestion de l’information et comment la solution M-Files peut la transformer pour améliorer aussi bien la productivité que la sécurité.
Les Défis de la Gestion de l’Information
Avec la prolifération des documents et l’utilisation de différents logiciels, les collaborateurs passent souvent plusieurs heures par jour à rechercher les informations dont ils ont besoin. Cette recherche laborieuse est non seulement frustrante mais entrave également la productivité globale.
Beaucoup de processus liés à la gestion des documents, tels que la création, la validation et la collaboration, restent largement manuels. Ces processus, souvent inefficaces, mènent à une perte de temps et à des erreurs, compromettant ainsi les performances générales. La difficulté d’intégrer des partenaires externes dans ces workflows ajoute un niveau supplémentaire de complexité.
La gestion des accès aux documents et le respect des règles de conformité reposent souvent sur des contrôles manuels. Cela crée des failles potentielles dans la sécurité et la conformité, notamment lorsque les pistes d’audit sont interrompues lors de la transition entre différents systèmes ou entités.
Les Solutions Proposées par M-Files
M-Files propose une approche innovante pour relever ces défis grâce à l’automatisation de la gestion de l’information. Voici comment :
- Organisation Automatique des Documents : M-Files simplifie le classement de vos documents en automatisant les décisions liées au nom, au contexte et aux accès. Grâce à une interface unifiée, vos collaborateurs peuvent accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, réduisant ainsi le temps passé à les rechercher.
- Automatisation des Workflows : La plateforme permet d’automatiser vos processus de bout en bout, améliorant ainsi l’efficacité de vos workflows. Les modèles, affectations et notifications intégrés aident à les guider tout au long du processus, évitant ainsi les erreurs.
- Sécurité et Conformité Renforcées : En automatisant les habilitations en fonction de critères spécifiques (type de document, client, projet), M-Files assure une meilleure conformité et sécurité. Les contrôles de conformité sont intégrés dans les workflows quotidiens, avec des pistes d’audit automatisées, garantissant ainsi une traçabilité sans faille.
L’Impact de M-Files pour votre Organisation
Les résultats obtenus par les entreprises utilisant M-Files sont significatifs : un retour sur investissement de 294 %, une amélioration de l’efficacité des workflows de 70 %, et des gains de temps considérables dans la classification (65 %) et la recherche de documents (50 %). Avec son architecture basée sur les métadonnées, un moteur de workflow intégré et une intelligence artificielle puissante, M-Files permet d’éliminer le chaos informationnel, d’améliorer l’efficacité des processus et d’automatiser la sécurité et la conformité.
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À travers son expertise autour de la dématérialisation, PARTITIO se positionne comme un partenaire clé dans votre stratégie de digitalisation grâce notamment à une couverture complète du cycle de vie, de la capture d’un contenu jusqu’à son archivage, à une approche transverse pour une réponse unifiée, avec des technologies leaders offrant un scope de fonctionnalités complet.
