Le contexte
Secteur d’activité
Transport et logistique
Département(s) utilisant OnBase
Opérations / Finances
Bolloré Transports et Logistique est un acteur majeur du transport international.
Le transport de marchandises est une activité très gourmande en documentation, et qui fait intervenir plusieurs acteurs: les chargeurs, les exportateurs, les douanes, les transitaires ayant chacun leurs propres procédures.
De plus les réglementations sont très exigeantes, avec en plus des spécificités propres à chaque pays importateur.
Résultats : les flux documentaires explosent.
En moyenne, chaque transport d’une marchandise implique entre 30 et 40 documents différents, et plus de 200 photocopies tout au long de la chaîne de distribution !
« L’enjeu pour Bolloré était d’intégrer la dématérialisation de bout en bout de la chaîne logistique. »
Les enjeux
Gérer la documentation est très contraignant dans le secteur du transport.
Si les technologies de dématérialisation soulagent certains services, leur utilisation est trop limitée pour être efficace. La dématérialisation intervient souvent en fin d’opérations (à des fins d’archivage) et ne contribue pas à accélérer les opérations.
L’enjeu pour Bolloré était donc d’intégrer la dématérialisation de bout en bout de la chaine logistique, pour :
Raccourcir les délais de traitement et tracer les opérations pour répondre aux exigences clients et réglementaires.
Réduire le coût administratif lié au traitement manuel des opérations pour améliorer sa marge.
Structurer, stocker, tracer les informations et la rendre disponible au bon moment.
« La plate-forme centralise l’ensemble des documents, quelque soit leur origine et leur format. »
La solution
Le challenge était de proposer une solution de dématérialisation sans remplacer le système d’information existant, mais en le complétant.
Avec OnBase, Partitio a créé une solution sur-mesure. La plate-forme centralise l’ensemble des documents, quelque soit leur origine et leur format. Les documents papiers sont scannés dès leurs création ; dans d’autres cas un module de formulaire électronique permet de saisir les informations directement à l’écran et de s’affranchir complètement du papier.
Enfin, OnBase est capable d’aller chercher des documents et des données dans des logiciels tiers, tels que le logiciel TMS ou ERP, ainsi que dans les comptes emails. L’information est automatiquement extraite pour renseigner des champs de formulaire ou composer des documents.
Tous ces documents composent alors un dossier transit électronique, lequel est routé vers les différents utilisateurs selon des règles métier précises, grâce au moteur de workflow d’OnBase. L’objectif est d’automatiser toutes les tâches qui peuvent l’être sans intervention humaine : identifier les documents manquants par exemple.
Un point très important est que dans la plupart des cas les utilisateurs conservent leurs interfaces de travail habituelles, TMS et ERP.
Ces logiciels historiques sont difficiles à remplacer (avec un coût très important) et les utilisateurs y sont souvent attachés.
Il est plus intéressant d’avoir une approche complémentaire, qui vient combler leurs manques en matière de gestion documentaire.
OnBase fonctionne ainsi “en fond” pour mettre à disposition les documents nécessaires quand ils sont requis.
La dernière difficulté était le partage des documents entre plusieurs acteurs, souvent d’entités différentes : par exemple entre un transitaire et les autorités douanières. Les envois par mail ou papier montrent vite leurs limites ; OnBase permet un accès différencié à la base documentaire, c’est-à-dire que chaque acteur ne voit que les documents dont il a besoin.
L’accès est direct, chaque modification ne crée donc pas de doublon, et surtout chaque action est méticuleusement tracée et historisée.
