Dématérialisation des processus et des documents de la direction technique

Dématérialisation des processus et des documents de la direction technique

Dématérialisation des processus et des documents de la direction technique 1200 753 Partitio

Le contexte

Secteur d’activité

Aéronautique/Militaire

Département(s) utilisant OnBase

Direction Technique/
Production/
Ressources Humaines/
Direction Commerciale/
Direction Qualité

La société Alkan conçoit et fabrique des équipements de pointe pour l’industrie aéronautique de défense.

Elle équipe notamment le Mirage 2000, le Rafale ou encore le Black Hawk et est leader sur les systèmes d’emport et d’éjection.

La société assure également le maintien en condition opérationnelle de tous les équipements livrés.

« Alkan a souhaité fluidifier les échanges documentaires entre ses services internes. »

Les enjeux

Présente dans plus de 65 pays, la société est confrontée à des procédures d’appels d’offres très réglementées.
Son processus de production est complexe car il fait intervenir un grand nombre d’acteurs, en particulier les bureaux d’études et la production.

Il y a de nombreux allers-retours entre ces deux services, ce qui pose deux problèmes :

  • l’information circule mal et les délais sont importants
  • les risques d’erreurs sont élevés (plusieurs versions simultanées d’un même document)

Afin de répondre à ces enjeux Alkan a souhaité fluidifier les échanges documentaires entre ses services internes.

« Partitio a déployé une solution grâce à la plateforme OnBase pour faciliter l’accès à l’information »

La solution

Partitio a déployé une solution grâce à la plateforme OnBase pour faciliter l’accès à l’information et éliminer les tâches à faible valeur ajoutée.

Les bureaux d’études enregistrent l’ensemble de leurs documents techniques directement dans OnBase, qui centralise toutes les versions et trace l’historique et les modifications de chaque document.

Cela facilite le travail collaboratif et réduit les aller-retours par email, trop synonyme d’erreurs.

Une fois les documents définitivement validés, ils sont automatiquement intégrés dans les outils PLM et ERP : les utilisateurs peuvent y accéder sans changer d’interface, ce qui représente un gain de temps énorme.

Ce processus réduit considérablement le temps de traitement pour formaliser une réponse technique à un appel d’offre.

De plus, les exigences client sont enregistrées et tracées dans OnBase, ce qui permet de ne jamais les perdre de vue.

Enfin, les documents réglementaires sont automatiquement générés et transmis aux acteurs concernés.

« L’accès aux informations est plus rapide et sécurisé. »

Les bénéfices

La solution déployée avec OnBase a permis de garantir la centralisation de l’information, en dématérialisant l’ensemble de la chaîne documentaire de tous les services.
L’accès aux informations est plus rapide (notamment quand il se fait directement depuis une autre application) et sécurisé.

De plus, l’information entre les services circule mieux, ce qui permet un meilleur travail collaboratif et in fine des temps de traitement réduits.

Enfin, un journal d’actions traçant l’ensemble de la chaîne de valeur permet de répondre aux exigences des autorités publiques en matière d’appel d’offres.

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